Pressemappe aufbauen und verschicken — die Unternehmens-Visitenkarte für Medien
Eine Pressemappe ist das digitale Press-Kit — der erste Eindruck, den Medien von einem Unternehmen bekommen. Hier die 7 Pflicht-Bestandteile und wie Sie eine professionelle Pressemappe aufbauen.
Eine Pressemappe (englisch: Press Kit, Media Kit) ist die digitale Visitenkarte eines Unternehmens für Medien. Wenn ein Journalist tiefer in eine Marke einsteigt — z.B. für eine Recherche, eine Story, ein Interview — ist die Pressemappe die erste Anlauf-Stelle. Eine schlechte oder fehlende Pressemappe kostet Berichterstattung. Hier die 7 Pflicht-Bestandteile und wie Sie eine professionelle Pressemappe aufbauen.
Die 7 Pflicht-Bestandteile
1. Unternehmens-Profil (1-2 Seiten)
Pressemappe + Pressemitteilung aus einer Hand.
Mit dem newsflow24-Editor schreibst du einzelne PMs — ergänzt um deine Boilerplate, Pressekontakt und Bilder, die Teil deiner Pressemappe sind.
Wer sind wir? Gründungsjahr, Standort, Branche, Mission, Größe (Mitarbeiter, Umsatz, Kunden). Diese Sektion ist der lange Bruder der Boilerplate — mit Fakten, die in einer einzelnen PM keinen Platz haben.
2. Aktuelle Pressemitteilungen (Liste oder Archiv)
Mindestens die letzten 5-10 PMs als Liste mit Datum, Headline, kurzer Zusammenfassung. Bei Online-Pressemappen: alle PMs als Volltext.
3. Geschäftsführung / Schlüsselpersonen
Vita-Profile mit:
- Foto (hochauflösend)
- Vita 4-6 Sätze (Werdegang, Erfahrung, Schwerpunkte)
- LinkedIn-Profil
- Optional: 2-3 Zitate für Verwendung in Artikeln
4. Bildmaterial
Hochauflösende Bilder zur freien redaktionellen Nutzung:
- Logos in verschiedenen Formaten (PNG, SVG, transparent)
- Geschäftsführungs-Fotos (porträt, halbporträt)
- Produkt-Bilder (mehrere Perspektiven)
- Standort-/Bürobilder
- Event-Bilder (falls relevant)
5. Fact Sheet
Eine Seite mit den wichtigsten Zahlen — Umsatz, Mitarbeiter, Kunden-Zahl, Standort-Anzahl, wichtige Meilensteine. Im PDF- oder Tabellen-Format.
6. Whitepapers / Studien (falls vorhanden)
Eigene Forschung, Marktanalysen, Branchenberichte als PDF zum Download. Bonus für SEO + KI-Sichtbarkeit, weil Studien gerne zitiert werden.
7. Pressekontakt
Vollständige Kontakt-Informationen:
- Name + Funktion
- E-Mail (persönlich)
- Telefon (Direkt-Durchwahl)
- Mobile (für Eilfälle)
- Postadresse
- Optional: Foto + LinkedIn
Pressemappe-Format: PDF, Web oder beides?
| Format | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| PDF (Download) | Druckbar, abgeschlossen, gut für E-Mail-Anhang | Aufwendig zu aktualisieren |
| Web (eigener Newsroom) | Immer aktuell, suchmaschinen-indexiert | Erfordert eigene Sub-Domain / Bereich |
| Beides | Optimal — Web als Live-Version + PDF zur einmaligen Aussendung | Höchster Aufwand |
Empfohlen: Web-Pressemappe als Standard, PDF auf Anfrage. Eine eigene Sub-Domain wie presse.unternehmen.de ist ideal.
Versand der Pressemappe
- Auf Anfrage: Wenn ein Journalist anfragt, Pressemappe per E-Mail oder Link senden
- Mit jeder PM: Link zur Pressemappe im Pressekontakt-Block jeder Pressemitteilung
- Auf der Webseite: Direkt-Link „Presse" in Footer und Hauptnavigation
- Bei Events: USB-Stick oder QR-Code mit Pressemappe-Link für Vor-Ort-Journalisten
Pflege-Rhythmus
- Quartalsweise: PMs-Liste aktualisieren, Fact Sheet auf neueste Zahlen anpassen
- Halbjährlich: Vita der Geschäftsführung prüfen, neue Auszeichnungen ergänzen
- Jährlich: Komplette Pressemappe-Review, alle Bilder aktualisieren, Layout-Update
- Bei jedem größeren Anlass: Sofort aktualisieren (z.B. Personalwechsel, Standort-Eröffnung)
Was häufige Fehler vermeidet
- Zu marketing-lastig: Pressemappen sind Fakten-Dokumente, keine Werbung
- Zu lang: 8-15 Seiten Maximum — alles, was darüber hinausgeht, wird nicht gelesen
- Veraltete Bilder: Nichts wirkt unprofessioneller als Geschäftsführungs-Fotos von 2018
- Fehlender Pressekontakt: Trotz aller Inhalte — ohne Direkt-Kontakt im Header und Footer ist die Mappe wertlos
- Nur PDF, kein Web: 2026 erwarten Journalisten eine Online-Version mit Direkt-Links
Mehr zu professionellen Pressefotos im Artikel Pressefotos vom Profi.
Pressemappe + Pressemitteilung aus einer Hand.
Mit dem newsflow24-Editor schreibst du einzelne PMs — ergänzt um deine Boilerplate, Pressekontakt und Bilder, die Teil deiner Pressemappe sind.
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