Pressemitteilung outsourcen — wann es sich lohnt, Profis ans Schreiben zu lassen
Selber schreiben oder Profis beauftragen? Hier die ehrliche Entscheidungsmatrix mit 5 Indikatoren, wann Outsourcing sinnvoll ist — und wann es Geldverschwendung wäre.
„Sollen wir die Pressemitteilung selber schreiben oder einen Profi beauftragen?" — eine Frage, die in vielen Mittelstand-Unternehmen jedes Quartal neu gestellt wird. Die ehrliche Antwort lautet: Es hängt von 5 Faktoren ab. Hier die Entscheidungsmatrix.
Indikator 1: Schreib-Erfahrung im Team
Wenn jemand im Team schon mehrfach Pressemitteilungen geschrieben hat (z.B. ein:e Marketing-Mitarbeitende:r mit PR-Erfahrung), liegt selber schreiben nahe. Wenn niemand Schreib-Routine hat: Profi nehmen. Eine erste eigene PM kostet realistisch 6-10 Stunden — und ist trotzdem oft schwächer als die eines erfahrenen Texters in 2 Stunden.
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Indikator 2: Strategische Bedeutung des Anlasses
| Anlass-Typ | Empfehlung |
|---|---|
| Routine-PM (Personalie, Update) | Selber, wenn Vorlage existiert |
| Studie / Whitepaper-Release | Profi (Faktencheck + Story-Aufbau anspruchsvoll) |
| Funding-Runde | Profi (Investor-Sprache, juristisch sensibel) |
| Krisenkommunikation | Profi PFLICHT (rechtliche Implikationen) |
| Produkt-Launch | Selber, wenn Routine — Profi bei Marken-Launch |
| Award / Auszeichnung | Selber, wenn Vorlage existiert |
Indikator 3: Zeit-Budget
Wenn deadline driven (z.B. „PM muss bis Donnerstag raus"), ist Outsourcing oft schneller — Profis liefern in 24-48 Stunden, ohne interne Abstimmungs-Schleifen. Wenn das interne Team unter Last steht: outsourcen. Wenn Zeit-Budget vorhanden: selber schreiben spart Geld.
Indikator 4: Frequenz
Bei weniger als 4 PMs pro Jahr lohnt sich Outsourcing pro Anlass — fest angestellte PR-Mitarbeitende sind nicht ausgelastet.
Bei mehr als 12 PMs pro Jahr kann Inhouse-Schreibkraft günstiger sein als Freelancer-Honorare.
Im Mittelfeld: Mix aus Inhouse + selektivem Freelance-Profi für Schlüssel-PMs.
Indikator 5: Anspruch ans Endergebnis
Eine PM, die nur auf der eigenen Newsroom-Seite landen soll, kann „good enough" sein. Eine PM, die in der Wirtschafts-Mainstream-Presse Aufnahme finden soll, braucht Profi-Niveau — sonst kommt sie gar nicht durch.
Was kostet Outsourcing?
| Variante | Kosten pro Pressemitteilung | Geeignet für |
|---|---|---|
| Freelance-Texter (Standard) | 300-500 € | Mittelstand, KMU |
| Freelance-Texter (Profi) | 500-1.000 € | Strategische PMs |
| PR-Agentur (Projekt) | 800-2.500 € | Mittelstand bis Konzern |
| PR-Agentur (Retainer) | 1.500-5.000 €/Monat | Konzern, börsennotiert |
Mehr zu den verschiedenen Setups im Artikel Wer schreibt Pressemitteilungen? Inhouse vs. Agentur vs. Selber.
Hybrid-Modell: Selber schreiben + Profi-Lektorat
Eine elegante Mittellösung, die viele Mittelständler nutzen: Inhouse schreibt den Erst-Entwurf (60-90 Min), Profi-Texter lektoriert + verfeinert (30-45 Min, ~150 €). Resultat: 80 % der Profi-Qualität bei 30 % der Kosten.
Worauf bei der Profi-Auswahl achten
- Branchen-Erfahrung: Hat der Profi schon für deine Branche geschrieben?
- Referenzen einsehen: 2-3 publizierte Beispiele lesen
- Klare Konditionen: Festpreis statt Stundensatz, Anzahl Korrektur-Schleifen definieren
- Lieferzeit garantiert: 3-5 Werktage für Standard-PM, 24-48h für Eilfall (Aufpreis)
- Geheimhaltung: NDA möglich, gerade bei Funding/M&A wichtig
Was Outsourcing nicht ersetzt
Auch bei Outsourcing bleibt im Unternehmen Aufwand:
- Briefing erstellen (30-60 Min)
- Zitat freigeben lassen (Geschäftsführung)
- Faktencheck (alle Zahlen prüfen)
- Pressekontakt definieren
- Bilder bereitstellen
Realistisch: Outsourcing spart 2-3 Stunden pro PM, kostet aber 300-1.000 €. Für Solo-Selbstständige + KMU lohnt sich das selten — für Mittelständler ab und zu, für Konzerne fast immer.
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