Anschreiben an die Redaktion — der erste Kontakt zur Pressemitteilung

Wenn die Pressemitteilung an einzelne Journalisten per E-Mail geht, entscheidet das Anschreiben in 5-10 Sekunden über das Schicksal der ganzen Aussendung. Generische Massen-Mails landen im Spam-Ordner oder Papierkorb — personalisierte, kompakte Pitches werden gelesen. Hier die 6 Bausteine, die ein gutes Redaktions-Anschreiben enthält.

Baustein 1: Personalisierte Anrede

„Sehr geehrte Damen und Herren" ist der erste Killer. Profi-Anschreiben verwenden den Namen des Redakteurs — und zeigen damit, dass die Mail nicht aus einem Massenversand kommt.

Wenn der Name nicht recherchierbar ist, lieber „Sehr geehrtes Wirtschafts-Ressort" als generisches „Sehr geehrte Damen und Herren".

Baustein 2: Bezug zur Redaktion

Ein einziger Satz, der zeigt: Sie kennen das Medium. „Da Sie kürzlich über XY berichtet haben, dachte ich, dass Sie sich für unsere Pressemitteilung zu Z interessieren könnten."

Effekt: Der Redakteur sieht sofort, dass kein Spam-Versand vorliegt. Verdoppelt die Lese-Quote.

Baustein 3: Der News-Hook in 1-2 Sätzen

Bevor Sie die Pressemitteilung anhängen oder verlinken — der Kern in zwei Sätzen. „Wir haben heute eine Studie veröffentlicht, die zeigt, dass 73 % der deutschen KMU auf Cyber-Angriffe nicht vorbereitet sind. Vollständige Pressemitteilung im Anhang."

Baustein 4: Klare Verfügbarkeits-Angabe

„Hochauflösende Bilder + komplette Studie als PDF angehängt." oder „Auf Wunsch stellen wir Ihnen Co-Founder Maria Schmidt für ein Interview zur Verfügung."

Profis bieten aktiv an, was Redakteure brauchen — und sparen damit den Hin-und-Her-Aufwand.

Baustein 5: Kontakt-Block

Direkt unter dem Pitch:

• Name + Funktion
• E-Mail (am besten persönlich, nicht presse@)
• Telefon mit Direkt-Durchwahl
• Optional: Mobile-Nummer für Eilfälle

Baustein 6: Maximale Länge — eine Bildschirm-Seite

Das gesamte Anschreiben (ohne Anhang) sollte auf einer Bildschirm-Seite Platz haben. Über 200 Wörter wird selten zu Ende gelesen.

Mustertext zum Kopieren

Sehr geehrte Frau [Nachname],

da Sie in Ihrem Beitrag vom [Datum] über [Thema XY] berichtet haben, dachte ich, dass Sie sich für unsere aktuelle Pressemitteilung interessieren könnten.

Kern in zwei Sätzen: [News-Hook in 1-2 Sätzen.]

Vollständige Pressemitteilung mit hochauflösenden Bildern, [Studien-PDF / Whitepaper / Q&A-Sheet] habe ich als Anhang beigefügt. Auf Wunsch stelle ich Ihnen [Person] für ein Interview oder eine Hintergrund-Recherche zur Verfügung.

Mit besten Grüßen
[Vorname Nachname]
[Funktion], [Unternehmen]
E-Mail: [persönlich@unternehmen.de]
Direkt: +49 (0)…
Mobile: +49 (0)…

Was NICHT in das Anschreiben gehört

• Komplette Pressemitteilung als E-Mail-Body (Anhang reicht)
• Werbe-Phrasen („einzigartig", „revolutionär")
• Mehrere Anhänge ohne Notwendigkeit
• Embedded-Bilder im E-Mail-Body (oft als Anhang nicht erkannt)
• Tracking-Pixel oder Lese-Bestätigung (gilt als unprofessionell)

Versand-Logistik

• Zeitpunkt: Di-Do, 9-11 Uhr
• Betreff: Klare Kurzfassung der Headline (max 60 Zeichen) — nicht „PRESSEMITTEILUNG: …"
• BCC vs. einzeln: Bei mehreren Empfängern IMMER einzeln senden, nie als BCC-Massenmail (oft Spam-Trigger)

Mehr zu den Versand-Wegen jenseits von Direkt-Pitches im Artikel Pressemitteilung veröffentlichen — die 5 wichtigsten Wege.