Wie schreibt man eine Pressemitteilung? Schritt-für-Schritt-Guide

„Ich brauch bis Freitag eine Pressemitteilung — kannst du mal eben…?" Wer das schon mal gehört hat, weiß: Eine PM zu schreiben ist Stress, wenn man keinen klaren Workflow hat. Mit den folgenden 8 Schritten kommst du in 60 Minuten von einem leeren Word-Dokument zu einer versandfertigen Pressemitteilung — ohne Schreibblockade, ohne Endlosschleifen.

Schritt 1: Den Anlass präzise formulieren (5 Min)

Bevor du tippst, schreib in einem Satz auf, worum es geht. Beispiel: „Wir launchen am 12. Mai unsere neue B2B-Buchhaltungs-Software für Solo-Selbstständige."

Wenn du diesen Satz nicht in 30 Sekunden formulieren kannst, ist der Anlass nicht klar genug. Stop, klären, dann erst weiter. Eine vage PM wird ein vager Text — und der wird nirgends veröffentlicht.

Schritt 2: Die 5 W-Fragen beantworten (10 Min)

Jetzt notierst du Antworten auf die klassischen 5 W-Fragen — das ist später dein Lead-Material.

• Wer? Wer macht das? (dein Unternehmen, eine Person)
• Was? Was passiert konkret? (Launch, Personalie, Studie)
• Wann? Wann passiert es? (Datum, Uhrzeit)
• Wo? Wo passiert es? (Stadt, Region, Online)
• Warum? Warum ist das relevant? (Markt-Lücke, Trend, Bedürfnis)

Schritt 3: Headline schreiben (5 Min)

Die Headline ist die schwerste Zeile — schreib sie deshalb nicht als erste, sondern jetzt, wenn du den Anlass schon klar hast. Faustregel:

• 8-12 Wörter
• Wichtigstes zuerst
• Keine Werbung, keine Adjektive wie „revolutionär"
• Möglichst mit Fokus-Keyword

Schreib 3-5 Varianten, dann wähl die beste. Das ist effizienter als an einer Variante zu feilen.

Schritt 4: Lead schreiben (10 Min)

Der erste Absatz nach der Headline — 2-3 Sätze, beantwortet die 5 W-Fragen aus Schritt 2. Faustregel: Wer nur diesen Absatz liest, soll trotzdem das Wichtigste mitnehmen.

Schritt 5: Body schreiben (15 Min)

Jetzt der Haupttext mit Details, Zahlen, Hintergrund — strukturiert nach umgekehrter Pyramide: Wichtigstes oben, Details unten. Mehr zur Struktur findest du in unserem Artikel Aufbau & Struktur einer Pressemitteilung.

Beim Schreiben drei Dinge im Kopf behalten:

• Konkrete Zahlen statt vage Aussagen („300 € Ersparnis pro Monat" statt „erhebliche Ersparnis")
• Kurze Sätze — Hauptsatz mit max. 1-2 Nebensätzen
• Aktive Sprache — „Die Firma startet" statt „Es wird gestartet"

Schritt 6: Zitat ergänzen (5 Min)

Bitte einen Geschäftsführer, Gründer oder Fachexperten um ein Zitat. Wichtig: Es soll etwas Eigenes sagen, nicht den Body wiederholen. Gut sind Zitate, die warum erklären — die Motivation hinter dem Anlass.

Schlecht: „Wir freuen uns sehr über den Launch."
Gut: „In unseren Kundengesprächen kam immer wieder dieser eine Schmerzpunkt — und wir wollten ihn nicht länger ignorieren."

Schritt 7: Boilerplate + Pressekontakt (5 Min)

Den Boilerplate hast du idealerweise einmal für alle deine PMs vorbereitet — 3-5 Sätze über euer Unternehmen, Standort, Branche, Mission. Den kannst du heute einfach kopieren.

Pressekontakt: Name, Funktion, E-Mail, Telefon. Fertig.

Schritt 8: Korrekturlesen + Bild ergänzen (5 Min)

• Rechtschreibprüfung
• Hochauflösendes Bild beifügen (mind. 1200 px Breite)
• Bildunterschrift mit Quellenangabe
• Datum + Ort als Dateline am Anfang einfügen

Wer macht das eigentlich in Unternehmen?

In KMUs schreibt oft der Inhaber selbst, in Mittelstand der Marketing-Manager, in Großkonzernen die PR-Abteilung oder eine Agentur. Mehr dazu im Artikel Wer schreibt Pressemitteilungen? Inhouse vs. Agentur vs. Selber.

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Du hast einen versandfertigen Text. Jetzt zwei Optionen:

1. Direkt an Journalisten mailen (zeitaufwendig, hoher Streuverlust)
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Welche Option wann sinnvoll ist, klärt unser Guide Pressemitteilung veröffentlichen — die 5 wichtigsten Wege.

Vorlage zum Mitnehmen

Wer mit einer leeren Seite überfordert ist, lädt sich am besten unsere kostenlose Vorlage. Im Artikel Pressemitteilung Vorlage — kostenlose Templates findest du Word- und Google-Docs-Templates für die häufigsten Anlässe.

Und wer zuerst sehen will, wie eine echte PM aussieht: Pressemitteilung Beispiel — 5 echte Mustertexte zum Lernen.